Was ist das Projektinitiierungsdokument (PID)? Verwenden der Warum-Was-Wie-Wann-Wer-Vorlage

Die  Project Initiation Documentation  ( PID ) – eines der wichtigsten Artefakte im Projektmanagement, das die Grundlage für das Geschäftsprojekt bildet.

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Ein Beispiel für ein Dokument zur Projektinitiierung

Dokument zur Projektinitiierung – Projekt zur Modernisierung des Kundendienstes

GESCHÄFTLICHE ANFORDERUNG (WARUM)

Derzeit leistet der Kundendienstbereich viel Handarbeit. Jede Person im CS-Team verbringt mehr als einen Tag pro Woche damit, sich mit Papierkram zu befassen, wenn der Hauptfokus auf der Kundeninteraktion liegen sollte. Die Nachverfolgung von Bestellungen, Anfragen und Beschwerden ist schwierig, und es wird viel Zeit darauf verwendet, Informationen manuell zusammenzustellen, damit die Berichterstattung abgeschlossen werden kann. Beim Annehmen eines Anrufs kann der Kundendienstmitarbeiter nicht alle letzten Bestellungen, Anfragen und Beschwerden für den jeweiligen Kunden sehen, sodass Kunden Informationen oft wiederholen müssen, je nachdem, mit wem sie sprechen.

Darüber hinaus gibt es keine Verbindung zwischen dem CS und den Bestandssystemen, so dass das Produktversorgungsteam jeden Tag eine Reihe von Anrufen tätigen muss, nur damit die Besteller prüfen können, ob genügend Bestände vorhanden sind, um die Bestellung zu erfüllen, bevor sie sie aufgeben. Kunden haben auch über die Vertriebsteams und ihre Kundendienstkontakte zurückgemeldet, dass sie gerne Bestellungen aufgeben und Anfragen und Beschwerden online oder per E-Mail protokollieren könnten, anstatt jedes Mal das Unternehmen anrufen zu müssen.

PROJEKTZIEL (WAS)

TO: Modernisierung der Kundendienstprozesse und -systeme

IN EINER WEISE DASS:

• entfernt manuelle Nacharbeiten aus den Prozessen und Abläufen
• verbindet effektiv Bestell-, Bestands- und Kundenabfragesysteme
• bietet eine angemessene Berichterstattung und Verfolgung von Kundenbestellungen, Anfragen und Beschwerden
• ermöglicht es Kunden, per Telefon, E-Mail oder Webtelefon zu interagieren, sowohl um den ersten Kontakt herzustellen als auch um nach Updates zu suchen

SO DASS: Die Kundenzufriedenheit wird auf 60 % gesteigert und die laufenden Kosten werden um 20.000 $ pro Jahr gesenkt.

PROJEKTLEISTUNGEN (WIE)

• Bewertung und Empfehlung, ob eine generische CRM-Lösung implementiert oder intern aufgebaut werden soll
• Analyse bestehender Kundendienstprozesse und -verfahren und Empfehlung für Verbesserungen
• Implementierung der CRM-Lösung nach neuen Prozessen und Anforderungen
• Schnittstellen zu neuen CRM-Systemen aus dem Inventar und anderen bestehenden Systemen
• kundenorientierte Website und E-Mail-Adresse zum Protokollieren von Bestellungen, Anfragen und Beschwerden sowie für Statusaktualisierungen

GESCHÄTZTER ZEITPLAN (WANN)

Da umfangreiche Untersuchungs- und Analysearbeiten durchgeführt werden müssen, besteht große Unsicherheit hinsichtlich der Dauer dieses Projekts. Die Empfehlung lautet, eine Frist für die ersten beiden Ergebnisse (Feststellung, ob eine CRM-Lösung gekauft oder erstellt werden soll, und Analyse und Empfehlung von Änderungen an den Prozessen und Verfahren der Kundendienstabteilung) auf den 1. März (in zwei Monaten) festzulegen. An diesem Punkt wird ein Plan für die weitere Arbeit zur Überprüfung durch den Projektausschuss vorgelegt.

PROJEKTORGANISATION (WER)

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Automatisieren Sie Ihren Projektmanagementprozess

Thomas Carlyle, ein berühmter Historiker und Autor, erklärte:

„Der Mensch ist ein Werkzeug benutzendes Tier. Ohne Werkzeuge ist er nichts, mit Werkzeugen ist er alles.“

Da die Welt immer komplexer wird, ist es für Menschen noch wichtiger, Tools zu entwickeln und zu verwenden, insbesondere für das Management wichtiger Projekte. Automatisierte Projektmanagement-Tools und -Techniken unterstützen Projektmanager und ihre Teams dabei, Arbeiten schneller, besser und einfacher auszuführen.