¿Cómo realizar un análisis de brechas con BPMN?

El análisis de brechas implica la comparación del desempeño real con el desempeño potencial. Por ejemplo, una empresa no hace el mejor uso de los recursos actuales, puede funcionar por debajo de un potencial idealizado. En otras palabras, el análisis de brechas es el proceso que utilizan las personas para examinar su estado actual (o proceso tal cual) con el estado deseado (proceso futuro) de una empresa.

Una técnica efectiva para transformar la visión en resultados es desarrollar y poblar  diagramas BPMN  Tal como están y To-Be. El diagrama Tal como está describe el estado actual del proceso, la cultura y las capacidades de la organización. El diagrama To-Be describe el estado futuro; en otras palabras, cómo aparecerán en el futuro el proceso, la cultura y las capacidades de la organización. Este estudio del proceso As-is y To-be da como resultado la identificación de la diferencia entre el estado comercial actual y el objetivo, conocido como brecha, que es una parte importante de cualquier iniciativa de reingeniería/mejora de procesos comerciales.

¿Qué es el proceso As-Is / To-Be?

El  estado tal cual  de un proceso es el estado “ahora”. Es cómo funciona el proceso antes de realizar cambios o mejoras. El  proceso de ser , por otro lado, es el estado futuro.

El «tal cual» le permite obtener una visión precisa de cómo funciona el proceso actualmente. Una vez que ya sabes cómo es el proceso, puedes analizarlo y proponer ciertas mejoras. BPMN es la notación más utilizada para documentar el análisis GAP.

La brecha  se refiere al espacio entre “dónde estamos” (el estado actual) y “dónde queremos estar” (el estado objetivo). Una empresa puede reconocer su estado actual, midiendo el tiempo, el dinero y el trabajo, y compararlo con su estado objetivo. Al definir y analizar estas brechas, el equipo de gestión puede crear un plan de acción para hacer avanzar a la organización y llenar las brechas de desempeño.

¿Qué es el diagrama de procesos de negocio?

Business Process Modeling Notation  (BPMN) es una metodología para el modelado de procesos de negocios. Soporta la especificación de procesos de negocio en una notación gráfica (Diagrama de Procesos de Negocio) basado en el concepto de diagramas de actividad del Lenguaje Unificado de Modelado ( UML ). BPMN brinda a las empresas la capacidad de comprender sus procedimientos comerciales internos en una notación gráfica y brindará a las organizaciones la capacidad de comunicar estos procedimientos de manera estándar. Esto asegurará que todas las partes interesadas del negocio, los profesionales de TI y otros participantes en su negocio se comuniquen de manera efectiva y permitirá a las organizaciones lidiar con los cambios de manera más clara, rápida y mejor.

Ejemplo de análisis de brechas de BPMN — Tienda en línea

El ejemplo que vamos a demostrar es sobre una tienda en línea que vende productos. El proceso comienza cuando el representante de ventas recibe una orden de compra de un cliente y procede a verificar el nivel de existencias. Si hay suficiente stock disponible para cumplir con el pedido, el representante de ventas los empacará. El proceso finaliza con el envío junto con una factura. En caso de stock insuficiente, el representante de ventas sugerirá al cliente que modifique la orden de compra.

Mejore el proceso tal como está con el proceso futuro

Digamos que nuestro negocio ha crecido tanto que ahora necesitamos tener un almacén para mantener nuestras existencias en el nivel adecuado. Por lo tanto, estamos buscando formas de mejorar nuestro proceso actual (tal como está) mediante la asignación de nuevos recursos: el almacén a la Tienda en línea para aliviar la gran carga de trabajo de los representantes de ventas y una mejor gestión del inventario.

Otros recursos:

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