¿Qué es el Documento de Inicio del Proyecto (PID)? Uso de la plantilla Por qué-Qué-Cómo-Cuándo-Quién

La  Documentación de inicio del proyecto  ( PID ): uno de los artefactos más importantes en la gestión de proyectos, que proporciona la base para el proyecto empresarial.

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Un ejemplo de documento de inicio de proyecto

Documento de Inicio del Proyecto — Proyecto de Modernización del Servicio al Cliente

NECESIDAD DEL NEGOCIO (POR QUÉ)

Actualmente, la división de servicio al cliente realiza mucho trabajo manual. Cada persona en el equipo de CS pasa más de un día a la semana lidiando con el papeleo, cuando el enfoque principal debería ser la interacción con el cliente. El seguimiento de pedidos, consultas y quejas es difícil, y se dedica mucho tiempo a recopilar manualmente la información para que se puedan completar los informes. Al responder una llamada, el agente de servicio al cliente no puede ver todos los pedidos, consultas y quejas recientes de un cliente determinado, por lo que los clientes a menudo tienen que repetir la información según con quién hablen.

Además, no hay vinculación entre el CS y los sistemas de inventario, por lo que cada día el equipo de suministro de productos debe realizar una serie de llamadas solo para que quienes toman los pedidos puedan comprobar que hay existencias suficientes para cumplir con el pedido antes de realizarlo. Los clientes también han informado a través de los equipos de ventas y sus contactos de servicio al cliente que les gustaría poder realizar pedidos y registrar consultas y quejas en línea o por correo electrónico, en lugar de tener que llamar a la organización cada vez.

OBJETIVO DEL PROYECTO (QUÉ)

PARA: modernizar los procesos y sistemas de atención al cliente

DE MANERA QUE:

• elimina el retrabajo manual de los procesos y procedimientos
• conecta eficazmente los sistemas de pedidos, inventario y consultas de clientes
• proporciona informes y seguimiento adecuados de los pedidos, consultas y quejas de los clientes
• permite a los clientes interactuar por teléfono, correo electrónico o teléfono web, tanto para hacer el contacto inicial como para buscar actualizaciones

PARA QUE: La satisfacción del cliente aumente a una puntuación del 60% y los costos de operación disminuyan en $20 000 por año.

ENTREGABLES DEL PROYECTO (CÓMO)

• evaluación y recomendación sobre si implementar una solución CRM genérica o si construir una internamente
• análisis de procesos y procedimientos de servicio al cliente existentes y recomendación de mejoras
• implementación de la solución CRM en línea con los nuevos procesos y requisitos
• interfaces al nuevo sistema CRM desde el inventario y otros sistemas existentes
• sitio web orientado al cliente y dirección de correo electrónico para registrar pedidos, consultas y quejas, así como para actualizaciones de estado

PLAZO ESTIMADO (CUÁNDO)

Dado que se necesita realizar un trabajo de investigación y análisis significativo, existe una gran incertidumbre en términos de cuánto tiempo llevará este proyecto. La recomendación es establecer una fecha límite para los dos primeros entregables (identificar si comprar o construir una solución de CRM y analizar y recomendar cambios en los procesos y procedimientos del departamento de servicio al cliente) del 1 de marzo (dentro de dos meses). En este punto, se presentará un plan de trabajo adicional para la revisión de la Junta de Proyecto.

ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO (OMS)

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Automatice su proceso de gestión de proyectos

Thomas Carlyle, un famoso historiador y autor, declaró:

“El hombre es un animal que usa herramientas. Sin herramientas no es nada, con herramientas lo es todo”.

A medida que el mundo se vuelve cada vez más complejo, es aún más importante que las personas desarrollen y utilicen herramientas, especialmente para administrar proyectos importantes. Las herramientas y técnicas automatizadas de gestión de proyectos ayudan a los directores de proyectos y sus equipos a realizar el trabajo de forma más rápida, mejor y más sencilla.