تحلیل شکاف شامل مقایسه عملکرد واقعی با عملکرد بالقوه است. به عنوان مثال، اگر یک شرکت از منابع فعلی خود به بهترین نحو استفاده نکند، ممکن است عملکرد آن زیر پتانسیل ایده‌آل باشد. به عبارت دیگر، تحلیل شکاف فرآیندی است که افراد برای بررسی وضعیت فعلی خود (یا فرآیند به‌همان‌گونه) با وضعیت مطلوب خود (فرآیند بهبود) در یک شرکت استفاده می‌کنند.
یکی از تکنیک‌های مؤثر برای تبدیل چشم‌انداز به نتایج، توسعه و پر کردن یک As-Is و To-Be استBPMNنمودارها. نمودار As-Is وضعیت فعلی فرآیند، فرهنگ و قابلیت‌های سازمان را توصیف می‌کند. نمودار To-Be وضعیت آینده را توصیف می‌کند؛ به عبارت دیگر، چگونه فرآیند، فرهنگ و قابلیت‌های سازمان در آینده ظاهر خواهد شد. این مطالعه فرآیند As-is و To-be منجر به شناسایی تفاوت بین وضعیت فعلی و هدف کسب‌وکار می‌شود که به آن شکاف گفته می‌شود و بخشی مهم از هر ابتکار بازمهندسی/بهبود فرآیند کسب‌وکار است.
فرآیند As-Is / To-Be چیست؟
وضعیت به‌همان‌گونهیک فرآیند، وضعیت “اکنون” است. این نحوه عملکرد فرآیند قبل از ایجاد هرگونه تغییر یا بهبود است. فرآیند بهبود، از طرف دیگر، وضعیت آینده است.
وضعیت “به‌همان‌گونه” به شما این امکان را می‌دهد که دید دقیقی از نحوه عملکرد فعلی فرآیند داشته باشید. هنگامی که می‌دانید فرآیند چگونه است، می‌توانید آن را تحلیل کرده و پیشنهاداتی برای بهبود ارائه دهید. BPMN رایج‌ترین نشانه‌گذاری برای مستندسازی تحلیل شکاف است.
شکافبه فضایی اشاره دارد که بین “جایی که هستیم” (وضعیت فعلی) و “جایی که می‌خواهیم باشیم” (وضعیت هدف) قرار دارد. یک شرکت می‌تواند وضعیت فعلی خود را با اندازه‌گیری زمان، پول و نیروی کار شناسایی کرده و آن را با وضعیت هدف خود مقایسه کند. با تعریف و تحلیل این شکاف‌ها، تیم مدیریت می‌تواند یک برنامه عملی برای پیشبرد سازمان و پر کردن شکاف‌های عملکردی ایجاد کند.
نمودار فرآیند کسب‌وکار چیست؟
نشانه‌گذاری مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار (BPMN) یک روش‌شناسی برای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار است. این نشانه‌گذاری از مفهوم نمودارهای فعالیت در زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML). BPMN به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که رویه‌های داخلی خود را در یک نشانه‌گذاری گرافیکی درک کنند و به سازمان‌ها این توانایی را می‌دهد که این رویه‌ها را به روشی استاندارد ارتباط برقرار کنند. این اطمینان می‌دهد که تمام ذینفعان کسب‌وکار، حرفه‌ای‌های IT و سایر شرکت‌کنندگان در کسب‌وکارشان به طور مؤثر ارتباط برقرار کنند و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که با تغییرات به وضوح، سریع‌تر و بهتر برخورد کنند.
مثال تحلیل شکاف BPMN — فروشگاه آنلاین
مثالی که ما قصد داریم نشان دهیم درباره یک فروشگاه آنلاین است که کالا می‌فروشد. فرآیند با دریافت یک سفارش خرید از یک مشتری توسط نماینده فروش آغاز می‌شود و سپس به بررسی سطح موجودی می‌پردازد. اگر موجودی کافی برای تأمین سفارش وجود داشته باشد، نماینده فروش آنها را بسته‌بندی می‌کند. فرآیند با ارسال آنها همراه با یک فاکتور به پایان می‌رسد. در صورت کمبود موجودی، نماینده فروش به مشتری پیشنهاد می‌دهد که سفارش خرید را اصلاح کند.
بهبود فرآیند به‌همان‌گونه با فرآیند بهبود
بیایید بگوییم که کسب‌وکار ما به قدری رشد کرده است که اکنون نیاز به یک انبار داریم تا موجودی‌های خود را در سطح مناسب نگه داریم. بنابراین ما به دنبال راه‌هایی برای بهبود فرآیند فعلی (به‌همان‌گونه) خود با تخصیص منابع جدید — انبار به فروشگاه آنلاین هستیم تا بار سنگین کاری نمایندگان فروش را کاهش دهیم و مدیریت موجودی بهتری داشته باشیم.
منابع دیگر:
- چگونه فرآیند کسب‌وکار As-Is و To-Be را با Visual Paradigm توسعه دهیم؟
- طراحی فرآیند کسب‌وکار با نرم‌افزار قدرتمند BPMN
- BPMN چیست؟
- چرا مدل‌سازی UML؟
- هماهنگی BPMN در مقابل رقص گروهی در مقابل همکاری
- انواع فعالیت‌های BPMN توضیح داده شده است
- انواع زیر فرآیندها در BPMN
- چگونه یک نمودار بزرگ BPMN را تقسیم‌بندی و مدیریت کنیم؟
This post is also available in Deutsch, English, Español, Français, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, Việt Nam, 简体中文 and 繁體中文.