اینمستندات آغاز پروژه (PID) — یکی از مهم‌ترین آثار در مدیریت پروژه که پایه‌گذار پروژه‌های تجاری است.
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — -
یک مثال از مدرک آغاز پروژه
مدرک آغاز پروژه — پروژه نوسازی خدمات مشتری
نیاز تجاری (چرا)
در حال حاضر، بخش خدمات مشتری کارهای دستی زیادی انجام می‌دهد. هر فرد در تیم خدمات مشتری بیش از یک روز در هفته را صرف کارهای دفتری می‌کند، در حالی که تمرکز اصلی باید بر تعامل با مشتری باشد. پیگیری سفارشات، سوالات و شکایات دشوار است و زمان زیادی صرف جمع‌آوری اطلاعات به صورت دستی می‌شود تا گزارش‌گیری انجام شود. هنگام پاسخ به یک تماس، نماینده خدمات مشتری نمی‌تواند تمام سفارشات، سوالات و شکایات اخیر مربوط به مشتری خاص را ببیند، بنابراین مشتریان اغلب مجبورند اطلاعات را بسته به اینکه با چه کسی صحبت می‌کنند، تکرار کنند.
علاوه بر این، هیچ ارتباطی بین سیستم‌های خدمات مشتری و موجودی وجود ندارد، بنابراین هر روز تعدادی از تماس‌ها باید توسط تیم تأمین محصول پاسخ داده شود تا افرادی که سفارش می‌گیرند بتوانند بررسی کنند که آیا موجودی کافی برای تأمین سفارش قبل از ثبت آن وجود دارد یا خیر. مشتریان همچنین از طریق تیم‌های فروش و تماس‌های خدمات مشتری خود بازخورد داده‌اند که دوست دارند بتوانند سفارشات را ثبت کنند و سوالات و شکایات را به صورت آنلاین یا از طریق ایمیل ثبت کنند، به جای اینکه هر بار مجبور به تماس با سازمان باشند.
هدف پروژه (چی)
به: نوسازی فرآیندها و سیستم‌های خدمات مشتری
به گونه‌ای که:
- کارهای دستی اضافی را از فرآیندها و رویه‌ها حذف کند
- به طور مؤثر سیستم‌های سفارش‌گیری، موجودی و سوالات مشتری را به هم متصل کند
- گزارش‌گیری و پیگیری مناسب از سفارشات، سوالات و شکایات مشتریان را فراهم کند
- به مشتریان اجازه می‌دهد از طریق تلفن، ایمیل یا تلفن وب با سازمان ارتباط برقرار کنند، هم برای برقراری تماس اولیه و هم برای بررسی به‌روزرسانی‌ها
به طوری که: رضایت مشتری به نمره 60% افزایش یابد و هزینه‌های جاری به میزان 20,000 دلار در سال کاهش یابد.
تحویل‌های پروژه (چگونه)
- ارزیابی و توصیه در مورد اینکه آیا باید یک راه‌حل CRM عمومی پیاده‌سازی شود یا اینکه باید یکی به صورت داخلی ساخته شود
- تحلیل فرآیندها و رویه‌های موجود خدمات مشتری و توصیه برای بهبودها
- پیاده‌سازی راه‌حل CRM مطابق با فرآیندها و الزامات جدید
- رابط‌ها به سیستم جدید CRM از موجودی و سایر سیستم‌های موجود
- وب‌سایت و آدرس ایمیل رو به مشتری برای ثبت سفارشات، سوالات و شکایات، همچنین برای به‌روزرسانی وضعیت
زمان‌بندی تخمینی (کی)
از آنجا که کارهای تحقیقاتی و تحلیلی قابل توجهی باید انجام شود، در مورد اینکه این پروژه چقدر طول خواهد کشید، عدم قطعیت زیادی وجود دارد. توصیه می‌شود که یک مهلت برای دو تحویل اول (شناسایی اینکه آیا باید یک راه‌حل CRM خریداری شود یا ساخته شود و تحلیل و توصیه تغییرات در فرآیندها و رویه‌های بخش خدمات مشتری) تا 1 مارس (دو ماه دیگر) تعیین شود. در این مرحله، یک برنامه برای کارهای بیشتر برای بررسی هیئت پروژه ارائه خواهد شد.
سازمان پروژه (چه کسی)
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
فرآیند مدیریت پروژه خود را خودکار کنید
توماس کارلایل، تاریخ‌نگار و نویسنده مشهور، بیان کرد:
«انسان یک حیوان ابزار استفاده‌کننده است. بدون ابزار هیچ است و با ابزار همه چیز است.»
با پیچیده‌تر شدن جهان، اهمیت توسعه و استفاده از ابزارها برای مردم، به ویژه برای مدیریت پروژه‌های مهم، بیشتر می‌شود. ابزارها و تکنیک‌های خودکار مدیریت پروژه به مدیران پروژه و تیم‌هایشان در انجام کارها سریع‌تر، بهتر و آسان‌تر کمک می‌کند.
This post is also available in Deutsch, English, Español, Français, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, Việt Nam, 简体中文 and 繁體中文.