Comment effectuer une analyse des écarts avec BPMN ?

L’analyse des écarts implique la comparaison des performances réelles avec les performances potentielles. Par exemple, une entreprise ne fait pas le meilleur usage des ressources actuelles, elle peut fonctionner en dessous d’un potentiel idéalisé. En d’autres termes, l’analyse des écarts est le processus que les gens utilisent pour examiner leur état actuel (ou tel quel) avec leur état souhaité (processus à venir) d’une entreprise.

Une technique efficace pour transformer la vision en résultats consiste à développer et remplir des  diagrammes BPMN  As-Is et To-Be. Le diagramme As-Is décrit l’état actuel du processus, de la culture et des capacités de l’organisation. Le diagramme To-Be décrit l’état futur; en d’autres termes, comment le processus, la culture et les capacités de l’organisation apparaîtront à l’avenir. Cette étude des processus As-is et To-be aboutit à l’identification de la différence entre l’état actuel et l’état cible de l’entreprise, connue sous le nom d’écart, qui est une partie importante de toute initiative de réingénierie/amélioration des processus commerciaux.

Qu’est-ce que le processus As-Is / To-Be ?

L’  état tel quel  d’un processus est l’état « maintenant ». C’est ainsi que le processus fonctionne avant que vous n’apportiez des modifications ou des améliorations. Le  processus à venir , en revanche, est l’état futur.

Le « tel quel » vous permet d’avoir une vue précise du fonctionnement actuel du processus. Une fois que vous connaissez déjà le processus, vous pouvez l’analyser et proposer certaines améliorations. BPMN est la notation la plus largement utilisée pour documenter l’analyse GAP.

L’ écart  fait référence à l’espace entre « où nous sommes » (l’état actuel) et « où nous voulons être » (l’état cible). Une entreprise peut reconnaître son état actuel – en mesurant le temps, l’argent et le travail – et le comparer à son état cible. En définissant et en analysant ces lacunes, l’équipe de direction peut créer un plan d’action pour faire avancer l’organisation et combler les lacunes de performance.

Qu’est-ce qu’un diagramme de processus métier ?

Business Process Modeling Notation  (BPMN) est une méthodologie de modélisation de processus métier. Il prend en charge la spécification des processus métiers dans une notation graphique (Business Process Diagram) basée sur le concept de diagrammes d’activités du langage de modélisation unifié ( UML ). BPMN offre aux entreprises la capacité de comprendre leurs procédures commerciales internes dans une notation graphique et donnera aux organisations la possibilité de communiquer ces procédures de manière standard. Cela garantira que toutes les parties prenantes de l’entreprise, les professionnels de l’informatique et les autres participants de leur entreprise communiquent efficacement et permettront aux organisations de faire face aux changements de manière plus claire, plus rapide et plus efficace.

Exemple d’analyse des écarts BPMN — Boutique en ligne

L’exemple que nous allons montrer concerne une boutique en ligne qui vend des marchandises. Le processus commence lorsque le représentant commercial reçoit un bon de commande d’un client et procède à la vérification du niveau de stock. S’il y a suffisamment de stock disponible pour répondre à la commande, le représentant commercial les emballera. Le processus se termine par leur expédition avec une facture. En cas de stock insuffisant, le commercial proposera au client de modifier le bon de commande.

Améliorez le processus tel quel avec le processus à venir

Disons simplement que notre activité a tellement grandi que nous avons maintenant besoin d’avoir un entrepôt pour maintenir nos stocks au bon niveau. Nous recherchons donc des moyens d’améliorer notre processus actuel (en l’état) en allouant les nouvelles ressources – l’entrepôt à la boutique en ligne pour alléger la lourde charge de travail des commerciaux et améliorer la gestion des stocks.

Autres ressources:

• Comment développer un processus métier As-Is et To-Be avec Visual Paradigm ?
• Conception de processus métier avec un puissant logiciel BPMN
• Qu’est-ce que le BPMN ?
• Pourquoi la modélisation UML ?
• Orchestration BPMN vs Chorégraphie vs Collaboration
• Explication des types d’activité BPMN
• Types de sous-processus dans BPMN
• Comment partitionner et gérer un grand diagramme BPMN ?