DokumenDokumentasi Inisiasi Proyek (PID) — salah satu artefak paling signifikan dalam manajemen proyek, yang memberikan dasar untuk proyek bisnis.
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — -
Contoh Dokumen Inisiasi Proyek
Dokumen Inisiasi Proyek — Proyek Modernisasi Layanan Pelanggan
KEBUTUHAN BISNIS (MENGAPA)
Saat ini, divisi layanan pelanggan melakukan banyak pekerjaan manual. Setiap orang di tim CS menghabiskan lebih dari satu hari dalam seminggu untuk menangani pekerjaan kertas, padahal fokus utama seharusnya adalah interaksi dengan pelanggan. Melacak pesanan, pertanyaan, dan keluhan itu sulit, dan banyak waktu dihabiskan untuk mengumpulkan informasi secara manual agar pelaporan dapat diselesaikan. Ketika menjawab panggilan, agen layanan pelanggan tidak dapat melihat semua pesanan, pertanyaan, dan keluhan terbaru untuk pelanggan yang bersangkutan, sehingga pelanggan sering kali harus mengulangi informasi tergantung pada siapa yang mereka ajak bicara.
Selain itu, tidak ada keterkaitan antara sistem CS dan inventaris, sehingga setiap hari sejumlah panggilan harus ditangani oleh tim pasokan produk hanya agar mereka yang mengambil pesanan dapat memeriksa apakah ada stok yang cukup untuk memenuhi pesanan sebelum menempatkannya. Pelanggan juga telah memberikan umpan balik melalui tim penjualan dan kontak layanan pelanggan mereka bahwa mereka ingin dapat melakukan pemesanan dan mencatat pertanyaan serta keluhan secara online atau melalui email, daripada harus menelepon organisasi setiap kali.
TUJUAN PROYEK (APA)
UNTUK: memodernisasi proses dan sistem layanan pelanggan
DENGAN CARA YANG:
- menghilangkan pekerjaan ulang manual dari proses dan prosedur
- secara efektif menghubungkan sistem pemesanan, inventaris, dan pertanyaan pelanggan
- memberikan pelaporan dan pelacakan yang tepat untuk pesanan, pertanyaan, dan keluhan pelanggan
- memungkinkan pelanggan untuk berinteraksi melalui telepon, email, atau telepon web, baik untuk melakukan kontak awal maupun untuk memeriksa pembaruan
SEHINGGA: Kepuasan pelanggan meningkat menjadi skor 60% dan biaya operasional berkurang sebesar $20.000 per tahun.
HASIL PROYEK (BAGAIMANA)
- evaluasi dan rekomendasi apakah akan menerapkan solusi CRM generik atau membangun satu secara internal
- analisis proses dan prosedur layanan pelanggan yang ada serta rekomendasi untuk perbaikan
- implementasi solusi CRM sesuai dengan proses dan persyaratan baru
- antarmuka ke sistem CRM baru dari inventaris dan sistem lain yang ada
- situs web yang berhadapan dengan pelanggan dan alamat email untuk mencatat pesanan, pertanyaan, dan keluhan, serta untuk pembaruan status
GARIS WAKTU PERKIRAAN (KAPAN)
Karena pekerjaan investigasi dan analisis yang signifikan perlu dilakukan, ada banyak ketidakpastian mengenai berapa lama proyek ini akan berlangsung. Rekomendasinya adalah menetapkan tenggat waktu untuk dua hasil pertama (mengidentifikasi apakah akan membeli atau membangun solusi CRM dan menganalisis serta merekomendasikan perubahan pada proses dan prosedur departemen layanan pelanggan) pada 1 Maret (dua bulan dari sekarang). Pada titik ini, rencana untuk pekerjaan lebih lanjut akan disajikan untuk tinjauan Dewan Proyek.
ORGANISASI PROYEK (SIAPA)
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
Otomatisasi Proses Manajemen Proyek Anda
Thomas Carlyle, seorang sejarawan dan penulis terkenal, menyatakan,
“Manusia adalah makhluk yang menggunakan alat. Tanpa alat, dia tidak ada apa-apanya, dengan alat, dia segalanya.”
Seiring dunia terus menjadi lebih kompleks, semakin penting bagi orang-orang untuk mengembangkan dan menggunakan alat, terutama untuk mengelola proyek-proyek penting. Alat dan teknik manajemen proyek otomatis membantu manajer proyek dan tim mereka dalam melaksanakan pekerjaan dengan lebih cepat, lebih baik, dan lebih mudah.
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, Việt Nam, 简体中文 and 繁體中文.