Como Realizar Análise de Gap com BPMN?

A análise de lacunas envolve a comparação do desempenho real com o desempenho potencial. Por exemplo, uma empresa não faz o melhor uso dos recursos atuais, pode ter um desempenho abaixo de um potencial idealizado. Em outras palavras, a análise de lacunas é o processo que as pessoas usam para examinar seu estado atual (ou processo atual) com o estado desejado (processo futuro) de uma empresa.

Uma técnica eficaz para transformar visão em resultados é desenvolver e preencher  diagramas BPMN  As-Is e To-Be. O diagrama As-Is descreve o estado atual do processo, cultura e capacidades da organização. O diagrama To-Be descreve o estado futuro; em outras palavras, como o processo, a cultura e as capacidades da organização aparecerão no futuro. Esse estudo do processo As-is e To-be resulta na identificação da diferença entre o estado de negócios atual e o de destino, conhecido como lacuna, que é uma parte importante de qualquer iniciativa de reengenharia/melhoria de processos de negócios.

O que é o processo As-Is/To-Be?

O  estado  atual de um processo é o estado “agora”. É como o processo funciona antes de você fazer qualquer alteração ou melhoria. O  processo to-be , por outro lado, é o estado futuro.

O “como está” permite que você tenha uma visão precisa de como o processo funciona atualmente. Uma vez que você já sabe como é o processo, você pode analisá-lo e propor algumas melhorias. BPMN é a notação mais utilizada para documentar a análise GAP.

Gap  refere-se ao espaço entre “onde estamos” (o estado atual) e “onde queremos estar” (o estado-alvo). Uma empresa pode reconhecer seu estado atual – medindo tempo, dinheiro e mão de obra – e compará-lo com seu estado alvo. Ao definir e analisar essas lacunas, a equipe de gerenciamento pode criar um plano de ação para levar a organização adiante e preencher as lacunas de desempenho.

O que é diagrama de processos de negócios?

Business Process Modeling Notation  (BPMN) é uma metodologia para modelagem de processos de negócios. Ele suporta a especificação de processos de negócios em uma notação gráfica (Business Process Diagram) baseada no conceito de diagramas de atividades da Unified Modeling Language ( UML ). O BPMN fornece às empresas a capacidade de entender seus procedimentos internos de negócios em uma notação gráfica e dará às organizações a capacidade de comunicar esses procedimentos de maneira padrão. Isso garantirá que todas as partes interessadas nos negócios, profissionais de TI e outros participantes de seus negócios se comuniquem de forma eficaz e permitirá que as organizações lidem com as mudanças de forma mais clara, rápida e melhor.

Exemplo de Análise de Gap BPMN — Loja Online

O exemplo que vamos demonstrar é sobre uma loja online que vende mercadorias. O processo começa quando o representante de vendas recebe um pedido de compra de um cliente e prossegue para verificar o nível de estoque. Se houver estoque suficiente disponível para atender ao pedido, o representante de vendas os embalará. O processo termina com o envio dos mesmos juntamente com uma fatura. Em caso de estoque insuficiente, o representante de vendas sugerirá ao cliente que altere o pedido de compra.

Aprimore o processo atual com o processo futuro

Digamos apenas que nosso negócio cresceu tanto que agora precisamos ter um armazém para manter nossos estoques no nível certo. Portanto, estamos procurando maneiras de melhorar nosso processo atual (no estado em que se encontra) alocando os novos recursos — o depósito para a Loja Online para aliviar a pesada carga de trabalho dos representantes de vendas e melhorar o gerenciamento de estoque.

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