O que é o Documento de Iniciação do Projeto (PID)? Usando o modelo Por que-O-Como-Quando-Quem

A  Documentação de Iniciação do Projeto  ( PID ) — um dos artefatos mais significativos no gerenciamento de projetos, que fornece a base para o projeto de negócios.

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Um Exemplo de Documento de Iniciação do Projeto

Documento de Iniciação do Projeto – Projeto de Modernização do Atendimento ao Cliente

NECESSIDADE DE NEGÓCIO (POR QUÊ)

Atualmente, a divisão de atendimento ao cliente realiza muito trabalho manual. Cada pessoa da equipe de CS passa mais de um dia por semana lidando com papelada, quando o foco principal deveria ser a interação com o cliente. O rastreamento de pedidos, consultas e reclamações é difícil, e muito tempo é gasto para reunir informações manualmente para que os relatórios possam ser concluídos. Ao atender uma chamada, o agente de atendimento ao cliente não consegue ver todos os pedidos, consultas e reclamações recentes de um determinado cliente, de modo que os clientes geralmente precisam repetir as informações dependendo de com quem falam.

Além disso, não há ligação entre o CS e os sistemas de estoque, portanto, a cada dia, uma série de chamadas precisa ser atendida pela equipe de fornecimento de produtos apenas para que aqueles que recebem pedidos possam verificar se há estoques suficientes para atender ao pedido antes de colocá-lo. Os clientes também informaram por meio das equipes de vendas e de seus contatos de atendimento ao cliente que gostariam de poder fazer pedidos e registrar consultas e reclamações on-line ou por e-mail, em vez de ter que ligar para a organização todas as vezes.

OBJETIVO DO PROJETO (O QUE)

TO: modernizar os processos e sistemas de atendimento ao cliente

DE MODO QUE:

• remove o retrabalho manual dos processos e procedimentos
• conecta efetivamente os sistemas de pedidos, estoque e consulta do cliente
• fornece relatórios e rastreamento apropriados de pedidos, consultas e reclamações de clientes
• permite que os clientes interajam por telefone, e-mail ou telefone da web, tanto para fazer o contato inicial quanto para verificar se há atualizações

PARA QUE: A satisfação do cliente é aumentada para uma pontuação de 60% e os custos operacionais são reduzidos em $ 20.000 por ano.

ENTREGAS DO PROJETO (COMO)

• avaliação e recomendação sobre a implementação de uma solução de CRM genérica ou a construção de uma internamente
• análise de processos e procedimentos de atendimento ao cliente existentes e recomendação de melhorias
• implementação de solução de CRM em linha com novos processos e requisitos
• interfaces para o novo sistema de CRM do inventário e outros sistemas existentes
• site voltado para o cliente e endereço de e-mail para registrar pedidos, consultas e reclamações, bem como para atualizações de status

CRONOGRAMA ESTIMADO (QUANDO)

Uma vez que um trabalho significativo de investigação e análise precisa ser feito, há uma grande incerteza em termos de quanto tempo esse projeto levará. A recomendação é definir um prazo para as duas primeiras entregas (identificar se comprar ou construir uma solução de CRM e analisar e recomendar mudanças nos processos e procedimentos do departamento de atendimento ao cliente) de 1º de março (daqui a dois meses). Neste ponto, um plano para trabalho adicional será apresentado para revisão do Comitê Diretor do Projeto.

ORGANIZAÇÃO DO PROJETO (OMS)

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Automatize seu processo de gerenciamento de projetos

Thomas Carlyle, um famoso historiador e autor, afirmou:

“O homem é um animal que usa ferramentas. Sem ferramentas ele não é nada, com ferramentas ele é tudo.”

À medida que o mundo continua a se tornar mais complexo, é ainda mais importante que as pessoas desenvolvam e usem ferramentas, especialmente para gerenciar projetos importantes. Ferramentas e técnicas automatizadas de gerenciamento de projetos auxiliam os gerentes de projeto e suas equipes a realizar o trabalho de forma mais rápida, melhor e mais fácil.