Что такое документ об инициации проекта (PID)? Использование шаблона «почему-что-как-когда-кто»

Документация  об инициации проекта  ( PID ) — один из наиболее значимых артефактов в управлении проектами, который обеспечивает основу для бизнес-проекта.

— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —

Пример документа об инициации проекта

Документ об инициации проекта — Проект модернизации службы поддержки клиентов

БИЗНЕС НЕОБХОДИМОСТЬ (ПОЧЕМУ)

В настоящее время отдел обслуживания клиентов выполняет много ручной работы. Каждый человек в команде CS тратит больше дня в неделю на работу с документами, когда основное внимание должно быть уделено взаимодействию с клиентами. Отслеживание заказов, запросов и жалоб затруднено, и много времени тратится на сбор информации вручную, чтобы можно было составить отчетность. При ответе на звонок агент по обслуживанию клиентов не может видеть все последние заказы, запросы и жалобы для данного клиента, поэтому клиентам часто приходится повторять информацию в зависимости от того, с кем они разговаривают.

Кроме того, нет никакой связи между CS и системами инвентаризации, поэтому каждый день группа снабжения должна принимать ряд звонков, чтобы те, кто принимает заказы, могли проверить наличие достаточных запасов для выполнения заказа перед его размещением. Клиенты также сообщали через отделы продаж и свои контакты службы поддержки клиентов, что они хотели бы иметь возможность размещать заказы и регистрировать запросы и жалобы онлайн или по электронной почте, а не звонить в организацию каждый раз.

ЦЕЛЬ ПРОЕКТА (ЧТО)

ЧТОБЫ: модернизировать процессы и системы обслуживания клиентов

ТАКИМ ОБРАЗОМ, ЧТО:

• устраняет ручную доработку процессов и процедур
• эффективно соединяет системы заказов, инвентаризации и запросов клиентов
• обеспечивает надлежащую отчетность и отслеживание заказов, запросов и жалоб клиентов
• позволяет клиентам взаимодействовать по телефону, электронной почте или веб-телефону, как для первоначального контакта, так и для проверки обновлений

ТАК ЧТО: Удовлетворенность клиентов повышается на 60%, а эксплуатационные расходы снижаются на 20 000 долларов США в год.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА (КАК)

• оценка и рекомендации относительно того, следует ли внедрить общее решение CRM или создать его внутри компании
• анализ существующих процессов и процедур обслуживания клиентов и рекомендации по улучшению
• внедрение CRM-решения в соответствии с новыми процессами и требованиями
• интерфейсы к новой системе CRM из инвентаря и других существующих систем
• веб-сайт для клиентов и адрес электронной почты для регистрации заказов, запросов и жалоб, а также для обновления статуса

ПРЕДПОЛАГАЕМЫЕ СРОКИ (КОГДА)

Поскольку необходимо провести значительную исследовательскую и аналитическую работу, существует большая неопределенность в отношении того, сколько времени займет этот проект. Рекомендуется установить крайний срок для первых двух результатов (определение необходимости покупки или создания CRM-решения, а также анализ и рекомендации по изменениям в процессах и процедурах отдела обслуживания клиентов) 1 марта (через два месяца). На этом этапе на рассмотрение Совета проекта будет представлен план дальнейшей работы.

ПРОЕКТНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ (КТО)

— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —

Автоматизируйте процесс управления проектами

Известный историк и писатель Томас Карлайл заявил:

«Человек — это животное, использующее орудия труда. Без инструментов он ничто, с инструментами он все».

Поскольку мир продолжает становиться все более сложным, людям становится еще важнее разрабатывать и использовать инструменты, особенно для управления важными проектами. Инструменты и методы автоматизированного управления проектами помогают менеджерам проектов и их командам выполнять работу быстрее, лучше и проще.