Dự án là gì?
Một dự án làtạm thờivì nó có một thời gian bắt đầu và kết thúc xác định, và do đó có phạm vi và nguồn lực xác định. Và một dự án làđộc nhấtvì nó không phải là một hoạt động thường xuyên, mà là một tập hợp các hoạt động cụ thể được thiết kế để đạt được một mục tiêu duy nhất. Vì vậy, một nhóm dự án thường bao gồm những người không thường làm việc cùng nhau — đôi khi từ các tổ chức khác nhau và trên nhiều khu vực địa lý.
Việc phát triển phần mềm cho một quy trình kinh doanh cải tiến, xây dựng một tòa nhà hoặc cầu, nỗ lực cứu trợ sau một thảm họa thiên nhiên, mở rộng doanh số vào một thị trường địa lý mới — tất cả đều là các dự án. Và tất cả phải được quản lý một cách chuyên nghiệp để mang lại kết quả đúng hạn, đúng ngân sách, học hỏi và tích hợp mà các tổ chức cần.
Quản lý Dự án là gì?
Quản lý dự ánlà việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án.
Nó luôn được thực hành một cách không chính thức, nhưng bắt đầu nổi lên như một nghề nghiệp riêng biệt vào giữa thế kỷ 20.PMI’sHướng dẫn về Cơ sở Kiến thức Quản lý Dự án (Hướng dẫn PMBOK®) xác định các yếu tố lặp lại của nó:
Các quy trình quản lý dự án được chia thành năm nhóm:
- Khởi động
- Lập kế hoạch
- Thực hiện
- Giám sát và Kiểm soát
- Kết thúc
Kiến thức quản lý dự án dựa trên mười lĩnh vực:
- Tích hợp
- Phạm vi
- Thời gian
- Chi phí
- Chất lượng
- Mua sắm
- Nguồn nhân lực
- Giao tiếp
- Quản lý rủi ro
- Quản lý các bên liên quan
Công cụ Quản lý Dự án Tự động có thể làm gì cho bạn?
Quản lý Dự án Từng bước
Mỗi giai đoạn của dự án bao gồm một tập hợp các hoạt động, và mỗi hoạt động bao gồm một tập hợp các bước cần thiết để thực hiện. Các hướng dẫn chi tiết, mẫu và công cụ quản lý dự án cần thiết được nhúng bên trong các hoạt động này, để nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc thực tế thay vì thường xuyên tham khảo lại bất kỳ tài liệu và quy trình tiêu chuẩn nào. Các chỉ số tiến độ được cung cấp để phản ánh tiến độ và trạng thái công việc.
Hướng dẫn và Mẫu rõ ràng
Các hướng dẫn và mẫu đúng lúc và đủ đều được nhúng ngay trong các hoạt động quản lý dự án mà bạn sẽ thực hiện, giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm trên Internet về những gì cần làm và những gì phải thực hiện.
Soạn thảo sản phẩm bàn giao bằng cách điền mẫu
Bộ công cụ quản lý dự án cung cấp các mẫu sản phẩm bàn giao sẵn có liên quan đến các mục công việc và mẫu đã được xác định trước. Chỉ cần thực hiện phân tích và điền vào các mẫu. Thông tin được thu thập trong mẫu bạn đã điền sẽ được tổng hợp dần dần để tạo ra các sản phẩm bàn giao của dự án.
Một loạt các biểu đồ và công cụ được tích hợp
Ngoài việc điền mẫu, bộ công cụ quản lý dự án cũng có một tập hợp các biểu đồ và công cụ quản lý dự án nhưSơ đồ Tổ chức, Cấu trúc Phân chia Công việcBPD,Biểu đồ PERT, v.v. Những công cụ này được tích hợp liền mạch với vòng đời quản lý dự án, cho phép bạn hình dung ý tưởng dưới dạng sơ đồ.
Bốn sơ đồ quy trình phù hợp với độ phức tạp của dự án khác nhau
Giai đoạn xác định là một trong năm giai đoạn phát triển trong quy trình quản lý dự án, được sử dụng để xác định độ phức tạp của một dự án. Công cụ quản lý dự án cung cấp cho bạn bốn cấp độ sơ đồ quy trình (còn gọi là Sơ đồ Quản lý Dự án), để bạn không bao giờ bị ràng buộc bởi một giải pháp chung cho tất cả.
- Cao
- Trung bình
- Thấp
- Cơ bản
Giai đoạn xác định
Giai đoạn khởi động
- Điều lệ dự án
- Đánh giá độ phức tạp của dự án (Đã sửa đổi)
- Giai đoạn lập kế hoạch
Kế hoạch dự án
- Cấu trúc phân chia công việc
- Lịch trình dự án
- Kế hoạch nguồn lực
- Kế hoạch nhân sự
- Kế hoạch ngân sách
- Kế hoạch hiệu suất dự án
- Kế hoạch quản lý rủi ro
- Sổ đăng ký rủi ro
- Kế hoạch quản lý thay đổi và cấu hình
- Kế hoạch mua sắm
- Kế hoạch truyền thông
- Kế hoạch chất lượng và IV&V
Giai đoạn thực hiện và kiểm soát
- Báo cáo tình trạng
- Chương trình họp
- Biên bản cuộc họp
- Nhật ký mua sắm
- Sổ đăng ký rủi ro
- Nhật ký vấn đề
- Yêu cầu kiểm soát thay đổi
- Nhật ký yêu cầu thay đổi
- Báo cáo chấp nhận của người dùng
Giai đoạn kết thúc
Sản phẩm giao hàng tự động lưu trữ
Khi bạn tiến triển từng giai đoạn và công việc được thực hiện từng bước một, thông tin sẽ được thu thập từ công việc của bạn trong nền để hình thành các tài liệu quản lý dự án khác nhau, được gọi là sản phẩm bàn giao. Tất cả các sản phẩm bàn giao này sẽ được tạo ra, phiên bản hóa và lưu trữ trong một tủ hồ sơ trực quan được phân loại tốt.
Quản lý quy trình làm việc cho các hoạt động quy trình
Làm việc hợp tác bằng cách phân công các hoạt động quy trình thành các nhiệm vụ cho các bên liên quan khác nhau, thông qua Tasifier, công cụ Quản lý Nhiệm vụ. Bạn có thể đặt ngày bắt đầu và ngày đến hạn, hướng dẫn và thêm tệp đính kèm vào các nhiệm vụ, tiếp tục theo dõi tiến độ công việc với Biểu đồ Gantt, v.v.
Các bài viết liên quan đến Quản lý Dự án & PMBOK
- Quản lý Dự án là gì?
- Các phương pháp quản lý dự án là gì?
- PMO trong Quản lý Dự án là gì?
- Cấu trúc phân chia công việc là gì?
PMBOK
- PMBOK là gì?
- PMBOK 6: 10 lĩnh vực kiến thức & 49 quy trình
- Các nhóm quy trình và lĩnh vực kiến thức trong PMBOK là gì?
- 8 hướng dẫn PMBOK cần đọc cho chứng nhận PMBOK
- Công cụ PMBOK tốt nhất
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.