Dự án là gì?
Một dự án là một nỗ lực độc đáo, tạm thời, được thực hiện để đạt được các mục tiêu đã lên kế hoạch, có thể được định nghĩa theo các đầu ra (Phạm vi), kết quả hoặc lợi ích (Chất lượng). Một dự án thường được coi là thành công nếu nó đạt được các mục tiêu theo tiêu chí chấp nhận của chúng, trong một khoảng thời gian đã thỏa thuận thời gian (lịch trình) và ngân sách chi phí).
Quản lý so với Quản lý Dự án
Một yếu tố chính phân biệtquản lý dự án với chỉ ‘quản lý’ là nó có sản phẩm cuối cùng này và một khoảng thời gian hữu hạn, khác với quản lý là một quá trình liên tục. Vì lý do này, một chuyên gia dự án cần có một loạt kỹ năng rộng; thường là kỹ năng kỹ thuật, và chắc chắn là kỹ năng quản lý con người và nhận thức kinh doanh tốt.
Dự án so với Hoạt động Hàng ngày
Mộtdự án là:
“một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả độc đáo.”
- Hàng ngàyhoạt động, ngược lại, là công việc được thực hiện trong các tổ chức để duy trì hoạt động kinh doanh.
- Các dự án khác với hoạt động ở chỗ chúng kết thúc khi các mục tiêu của chúng đã được đạt được hoặc dự án đã bị chấm dứt.
Hướng dẫn PMBOK của Viện Quản lý Dự án cung cấp những khác biệt sau đây giữa Quản lý Dự án và Quản lý Hoạt động:
- Tính tạm thời so với Tính vĩnh viễn
- Bắt đầu và Kết thúc xác định so với Chu kỳ lặp lại
- Giới hạn Phạm vi, Thời gian và Ngân sách so với Giới hạn Chuỗi cung ứng
Đặc điểm của Dự án
Các dự án có đủ hình dạng và kích thước. Một dự án là một tập hợp các nhiệm vụ liên quan đã được lên kế hoạch để thực hiện trong một khoảng thời gian cố định và trong các giới hạn chi phí và các giới hạn khác. Các đặc điểm sau đây giúp định nghĩa rõ hơn về một dự án:
- Một dự án có một mục đích độc đáo. Mỗi dự án nên có một mục tiêu được xác định rõ ràng. Ví dụ, nhiều người thuê các công ty thiết kế và xây dựng một ngôi nhà mới, nhưng mỗi ngôi nhà, giống như mỗi người, là độc nhất.
- Một dự án là tạm thời. Một dự án có một khởi đầu xác định và một kết thúc xác định. Đối với một dự án xây dựng nhà ở, các chủ sở hữu thường có một ngày trong tâm trí khi họ muốn chuyển vào ngôi nhà mới của mình.
- Một dự án thúc đẩy sự thay đổi và tạo ra giá trị. Một dự án được khởi xướng để mang lại sự thay đổi nhằm đáp ứng một nhu cầu hoặc mong muốn. Mục đích của nó là đạt được một mục tiêu cụ thể mà thay đổi bối cảnh (một tình huống sống, trong ví dụ dự án nhà ở này) từ một trạng thái hiện tại sang một trạng thái tương lai mong muốn hoặc có giá trị hơn.
- Một dự án được phát triển bằng cách sử dụng sự phát triển dần dần hoặc theo cách lặp lại. Các dự án thường được định nghĩa rộng rãi khi chúng bắt đầu, và khi thời gian trôi qua, các chi tiết cụ thể của dự án trở nên rõ ràng hơn. Ví dụ, có nhiều quyết định phải được đưa ra trong việc lập kế hoạch và xây dựng một ngôi nhà mới. Tốt nhất là soạn thảo các kế hoạch sơ bộ để các chủ sở hữu phê duyệt trước khi phát triển các kế hoạch chi tiết hơn.
- Một dự án cần có các nguồn lực, thường từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Các nguồn lực bao gồm con người, phần cứng, phần mềm hoặc các tài sản khác. Nhiều loại người, bộ kỹ năng và nguồn lực khác nhau cần thiết để xây dựng một ngôi nhà.
- Một dự án nên có một khách hàng hoặc nhà tài trợ chính. Hầu hết các dự án có nhiều bên quan tâm hoặc các bên liên quan, nhưng ai đó phải đảm nhận vai trò chính trong việc tài trợ. Nhà tài trợ dự án thường cung cấp định hướng và tài chính cho dự án.
- Một dự án liên quan đến sự không chắc chắn. Bởi vì mỗi dự án là độc nhất, đôi khi rất khó để xác định rõ ràng các mục tiêu của dự án, ước lượng chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành, hoặc xác định chi phí sẽ là bao nhiêu. Các yếu tố bên ngoài cũng gây ra sự không chắc chắn, chẳng hạn như một nhà cung cấp ngừng hoạt động hoặc một thành viên trong nhóm dự án cần thời gian nghỉ không theo kế hoạch. Sự không chắc chắn là một trong những lý do chính khiến quản lý dự án trở nên khó khăn, vì sự không chắc chắn tạo ra rủi ro.
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
Tự động hóa Quy trình Quản lý Dự án của bạn
Thomas Carlyle, một nhà sử học và tác giả nổi tiếng, đã tuyên bố,
“Con người là một loài động vật sử dụng công cụ. Không có công cụ, anh ta là không gì cả, với công cụ, anh ta là tất cả.”
Khi thế giới tiếp tục trở nên phức tạp hơn, việc phát triển và sử dụng công cụ, đặc biệt là để quản lý các dự án quan trọng, càng trở nên quan trọng hơn. Các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án tự động hỗ trợ các nhà quản lý dự án và đội ngũ của họ thực hiện công việc nhanh hơn, tốt hơn và dễ dàng hơn.
Nhiều bản demo Quản lý Dự án hơn
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.