Phân tích các bên liên quan là gì?
Phân tích các bên liên quan là một công cụ quản lý dự án. Nó giúp xác định các bên liên quan nội bộ và bên ngoài có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi các giải pháp được đề xuất trong quá trình thực hiện dự án, đây là một quá trình quan trọng mà những người thành công sử dụng để giành được sự hỗ trợ từ người khác. Quản lý các bên liên quan có thể giúp bạn đảm bảo rằng các dự án của bạn thành công trong khi những người khác có thể thất bại.
Các bên liên quan là gì?
Các bên liên quan là những người hoặc nhóm người có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn, cả bên trong và bên ngoài tổ chức hoặc đơn vị kinh doanh của bạn. Thông qua phân tích các bên liên quan kỹ lưỡng, việc hiểu ai là những người hoặc nhóm này và yêu cầu hoặc mong đợi của họ đối với một chương trình cải tiến thực sự có thể giúp bạn chuẩn bị để giải quyết nhu cầu và mối quan tâm của họ.
Ai có thể là các bên liên quan của bạn?
Các bên liên quan có lợi ích gắn bó với công ty và có thể ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi hoạt động và hiệu suất của công ty. Các bên liên quan điển hình là nhà đầu tư, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, cộng đồng, chính phủ hoặc hiệp hội thương mại.
Phân tích các bên liên quan có thể giúp một dự án hoặc chương trình xác định:
- Lợi ích của tất cả các bên liên quan có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án;
- Các xung đột hoặc rủi ro tiềm ẩn có thể gây nguy hiểm cho dự án;
- Cơ hội và mối quan hệ có thể được xây dựng trong quá trình thực hiện;
- Nhóm nên được khuyến khích tham gia vào các giai đoạn khác nhau của dự án;
- Các chiến lược và phương pháp phù hợp để tham gia các bên liên quan; và
- Các cách để giảm thiểu tác động tiêu cực đến các nhóm dễ bị tổn thương.
Làm thế nào để xác định các bên liên quan của bạn?
Bước đầu tiên trong phân tích các bên liên quan là xác định họ. Quá trình xác định các bên liên quan đòi hỏi nỗ lực cẩn thận và có chủ đích từ phía nhóm quản lý dự án. Hoạt động này thường liên quan đến.
- Xác định các cá nhân, nhóm cá nhân hoặc doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng và/hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án.
- Ghi lại thông tin về tất cả các cá nhân, nhóm hoặc doanh nghiệp như vậy, cùng với lợi ích và sự tham gia của họ trong dự án.
- Tài liệu hóa cách mà các cá nhân và doanh nghiệp này ảnh hưởng đến dự án và cách họ bị ảnh hưởng bởi nó.
- Xác định mức độ quan trọng của họ
Ma trận và công cụ phân tích các bên liên quan
Ma trận các bên liên quan, còn được gọi là bản đồ các bên liên quan, là một ma trận sắp xếp các bên liên quan quan trọng của một dự án thành bốn phần tư, dựa trên mức độ ảnh hưởng và sự quan tâm của họ.Visual Paradigmcung cấp một bộ sưu tập phong phú các mẫu ma trận các bên liên quan được thiết kế chuyên nghiệp. Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh và đưa chúng vào các bài thuyết trình của mình.
Làm thế nào để sử dụng kết quả của Ma trận các bên liên quan?
Thực hiện phân tích các bên liên quan sẽ giúp bạn xác định các bên liên quan và phân loại họ dựa trên tác động của họ đối với dự án, và tác động của dự án đối với họ. Thời điểm tốt nhất để thực hiện phân tích các bên liên quan là trong giai đoạn chuẩn bị của dự án để hình thành kế hoạch truyền thông của bạn và thực hiện nó thường xuyên khi kế hoạch tiến triển.
Khi bạn đã xác định được các bên liên quan, bạn có thể tập trung sự chú ý vào các nhóm ưu tiên cao nhất và cung cấp đủ thông tin để làm hài lòng các nhóm yếu hơn. Bảng sau đây cho thấy một ví dụ về chiến lược tham gia dựa trên ma trận các bên liên quan:
Nhiều mẫu Ma trận các bên liên quan hơn
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.