Một Sơ đồ mối quan hệlà một hiển thị trực quan mô tả các liên kết nguyên nhân và kết quả giữa các vấn đề phức tạp, đa biến hoặc kết quả mong muốn. Với các kết nối liên kết, bạn có thể phân tích tốt hơn các mối quan hệ nguyên nhân-kết quả tồn tại giữa tất cả các yếu tố của một tình huống phức tạp, điều này cuối cùng cho phép bạn phát triển một giải pháp hiệu quả cho vấn đề. Bạn có thể liên kết hợp lý hơn một yếu tố cùng một lúc. Do đó, quá trình này khuyến khích bạn suy nghĩ theo nhiều hướng thay vì suy nghĩ theo chiều tuyến tính. Khi tất cả các kết nối liên quan giữa các mục đã được vẽ ra, các kết nối sẽ được đếm. Những mục có nhiều kết nối nhất thường sẽ là những yếu tố quan trọng nhất để tập trung vào.
Khi nào nên sử dụng Sơ đồ mối quan hệ?
- Khuyến khích các thành viên trong nhóm suy nghĩ theo nhiều hướng thay vì tuyến tính
- Khám phá các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả giữa tất cả các vấn đề, bao gồm cả những vấn đề gây tranh cãi nhất
- Cho phép các vấn đề chính xuất hiện một cách tự nhiên thay vì bị ép buộc bởi một thành viên trong nhóm thống trị hoặc mạnh mẽ
- Hệ thống hóa các giả định cơ bản và lý do cho những bất đồng giữa các thành viên trong nhóm
- Cho phép một nhóm xác định nguyên nhân gốc ngay cả khi không có dữ liệu đáng tin cậy
Các bước để tạo Sơ đồ mối quan hệ
Để tạo một Sơ đồ mối quan hệ, điều quan trọng là viết một tuyên bố xác định vấn đề của vấn đề sẽ được khám phá. Các thành viên trong nhóm cần động não ý tưởng và viết chúng xung quanh các vấn đề chính. Khi các ý tưởng được đặt lên vấn đề, kết nối các ý tưởng bằng cách sử dụng mũi tên để thiết lập mối quan hệ của chúng.
Để tạo một Sơ đồ mối quan hệ:
- Xác định vấn đề hoặc câu hỏi.
- Thêm các vấn đề / ảnh hưởng / nguyên nhân của vấn đề
- So sánh từng yếu tố với tất cả các yếu tố khác. Sử dụng một mũi tên ‘ảnh hưởng’ để kết nối các yếu tố liên quan.
- Các mũi tên nên được vẽ từ yếu tố ảnh hưởng đến yếu tố bị ảnh hưởng.
- Nếu hai yếu tố ảnh hưởng lẫn nhau, mũi tên nên được vẽ để phản ánh ảnh hưởng mạnh hơn.
- Đếm các mũi tên.
- Các yếu tố có nhiều mũi tên ra nhất sẽ là nguyên nhân gốc hoặc động lực.
- Những yếu tố có nhiều mũi tên vào nhất sẽ là kết quả hoặc kết quả chính.
Ví dụ về Sơ đồ mối quan hệ — Thời gian chờ đợi cao cho xe buýt
*Nguồn: whatissixsigma.net
Phân tích Sơ đồ
- Đếm số lượng mũi tên đầu vào và đầu ra (Đầu vào/Đầu ra) trên mỗi thẻ và chú thích nó ở một trong các góc của nó.
- Nếu một yếu tố gây ra nhiều yếu tố khác: Đây là các nguyên nhân chính.
- Nếu một yếu tố bị nhiều mũi tên chạm vào: Nó đại diện cho các hiệu ứng cuối cùng.
- Những yếu tố tập trung nhiều mũi tên vào và ra: Chúng là các yếu tố chính.
Ví dụ về Sơ đồ mối quan hệ — Giao hàng sản phẩm giao tiếp kém
Ví dụ này được lấy từ *Benbow và Kubiak năm 2005). Bây giờ, hãy cùng giải thích ý nghĩa của sơ đồ, vậy, những yếu tố hoặc nguyên nhân chính nào cần điều tra và cải thiện?
Nhớ rằng:
Xác định Nguyên nhân chính (Động lực)
Chúng tôi gọi các mục trong đồ thị là các mối quan tâm.Một mối quan tâm có số lượng mũi tên đầu ra cao là một động lực hoặc nguyên nhân chính. Một nguyên nhân chính ảnh hưởng đến một số lượng lớn các mục khác. Sơ đồ trên cho thấy các nguyên nhân chính sau:
- ‘Thực hành lập lịch kém’ (6 mũi tên ra),
- ‘Đơn hàng muộn từ khách hàng’ (5 mũi tên ra), và
- ‘Sự cố thiết bị (3 mũi tên ra).
Xác định Mối quan tâm chính
- Một Mối quan tâm với số lượng lớn mũi tên đầu vào bị ảnh hưởng bởi một số lượng lớn các mối quan tâm khác. Do đó, nó có thể là nguồn gốc của một chỉ số chất lượng hoặc hiệu suất.
- ‘Lập lịch kém của tài xế xe tải’ có 4 mũi tên đầu vào.
- Một chỉ số về hiệu suất lập lịch kém của tài xế xe tải có thể chỉ ra mức độ nghiêm trọng của các vấn đề hệ thống gây ra việc giao hàng muộn.
- Benbow, D. W., và T. M. Kubiak — Sổ tay Chứng nhận Six Sigma Black Belt. Milwaukee, Wisconsin, ASQ Quality Press năm 2005.
Ví dụ:
Ví dụ về Sơ đồ Quan hệ Tương tác – Chương trình Thay đổi Doanh nghiệp
Dưới đây là một ví dụ về mộtsơ đồ quan hệ tương tácđược tạo ra để giúp một nhóm xác định lý do tại sao một sáng kiến thay đổi trong tổ chức không mang lại lợi ích như mong đợi. Tùy chọn, sơ đồ có thể đặt tổng số mũi tên vào và ra ở trên cùng của mỗi mục.
Ví dụ về Sơ đồ Quan hệ Tương tác Doanh nghiệp
Ví dụ về Sơ đồ Quan hệ Tương tác – Bệnh viện Nhỏ
(*Nguồn – Hướng dẫn Phân tích Doanh nghiệp của PMI)
Mộtbệnh viện nhỏđã lo lắng về năng suất của các bác sĩ vì họ là những nhân viên đắt đỏ nhất và rất quan trọng cho việc điều trị bệnh nhân. Sau khi thực hiện nhiều bước để đảm bảo năng suất cao, ban quản lý bệnh viện đã bối rối khi năng suất liên tục giảm sút từng tháng.
Vì sự phát triển này không thể giải thích được, ban quản lý đã tìm cách hiểu rõ nguyên nhân và tác động giữa các yếu tố khác nhau đang diễn ra. Họ quyết định tạo ra một sơ đồ quan hệ tương tác và bao gồm các yếu tố sau trong phân tích:
- Số lượng cuộc hẹn đã lên lịch mỗi bác sĩ
- Số lượng cuộc hẹn khẩn cấp mỗi bác sĩ
- Khối lượng công việc hành chính mỗi bác sĩ
- Số lượng thay đổi trong các cuộc hẹn đã lên lịch
- Chất lượng và độ tin cậy của thiết bị
- Sự sẵn có của y tá
- Sự sẵn có của các chức năng hỗ trợ khác
- Mức lương của các bác sĩ
Giải thích Kết quả Sơ đồ
Số lượng mũi tên ra cao cho thấy một vấn đề là nguyên nhân chính hoặc có thể là nguyên nhân gốc rễ. Nhóm thường đánh giá những vấn đề này trước để đạt được kết quả sâu rộng nhất. Số lượng mũi tên vào cao cho thấy một vấn đề là kết quả. Những vấn đề này có thể là những thước đo quan trọng cho sự thành công.
- Đếm số mũi tên vào và ra cho mỗi ý tưởng. Ghi số đếm ở dưới cùng của mỗi ô. Những ý tưởng có nhiều mũi tên nhất là những ý tưởng chính.
- Ghi chú những ý tưởng có chủ yếu là mũi tên ra. Đây là những nguyên nhân cơ bản hoặc động lực.
- Ghi chú những ý tưởng có chủ yếu là mũi tên vào. Đây là những hiệu ứng cuối cùng cũng có thể quan trọng để giải quyết.
- Hãy chắc chắn kiểm tra xem những ý tưởng có ít mũi tên cũng có phải là những ý tưởng chính hay không. Số lượng mũi tên chỉ là một chỉ báo, không phải là quy tắc tuyệt đối. Vẽ các đường viền đậm xung quanh những ý tưởng chính.
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.