Tài liệu khởi động dự ánTài liệu khởi động dự án (PID) — một trong những tài liệu quan trọng nhất trong quản lý dự án, cung cấp nền tảng cho dự án kinh doanh.
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — -
Một ví dụ về Tài liệu khởi động dự án
Tài liệu khởi động dự án — Dự án hiện đại hóa dịch vụ khách hàng
Nhu cầu kinh doanh (TẠI SAO)
Hiện tại, bộ phận dịch vụ khách hàng thực hiện rất nhiều công việc thủ công. Mỗi người trong nhóm CS dành hơn một ngày mỗi tuần để xử lý giấy tờ, trong khi trọng tâm chính nên là tương tác với khách hàng. Việc theo dõi đơn hàng, câu hỏi và khiếu nại là rất khó khăn, và rất nhiều thời gian được dành để thu thập thông tin một cách thủ công để hoàn thành báo cáo. Khi trả lời một cuộc gọi, nhân viên dịch vụ khách hàng không thể xem tất cả các đơn hàng, câu hỏi và khiếu nại gần đây của khách hàng đó, vì vậy khách hàng thường phải lặp lại thông tin tùy thuộc vào người mà họ nói chuyện.
Ngoài ra, không có sự liên kết giữa hệ thống CS và hệ thống tồn kho, vì vậy mỗi ngày một số cuộc gọi phải được xử lý bởi đội ngũ cung cấp sản phẩm chỉ để những người nhận đơn hàng có thể kiểm tra rằng có đủ hàng tồn kho để thực hiện đơn hàng trước khi đặt. Khách hàng cũng đã phản hồi qua các đội ngũ bán hàng và các liên hệ dịch vụ khách hàng của họ rằng họ muốn có thể đặt hàng và ghi lại câu hỏi và khiếu nại trực tuyến hoặc qua email, thay vì phải gọi cho tổ chức mỗi lần.
MỤC TIÊU DỰ ÁN (CÁI GÌ)
ĐỂ: hiện đại hóa các quy trình và hệ thống dịch vụ khách hàng
THEO CÁCH MÀ:
- loại bỏ công việc thủ công khỏi các quy trình và thủ tục
- kết nối hiệu quả giữa các hệ thống đặt hàng, tồn kho và câu hỏi của khách hàng
- cung cấp báo cáo và theo dõi phù hợp về đơn hàng, câu hỏi và khiếu nại của khách hàng
- cho phép khách hàng tương tác qua điện thoại, email hoặc điện thoại web, cả để thực hiện liên hệ ban đầu và để kiểm tra cập nhật
ĐỂ: Sự hài lòng của khách hàng được nâng lên mức 60% và chi phí hoạt động giảm xuống 20.000 đô la mỗi năm.
SẢN PHẨM DỰ ÁN (THẾ NÀO)
- đánh giá và khuyến nghị về việc có nên triển khai một giải pháp CRM chung hay xây dựng một giải pháp nội bộ
- phân tích các quy trình và thủ tục dịch vụ khách hàng hiện có và khuyến nghị cải tiến
- triển khai giải pháp CRM phù hợp với các quy trình và yêu cầu mới
- giao diện đến hệ thống CRM mới từ tồn kho và các hệ thống hiện có khác
- trang web và địa chỉ email dành cho khách hàng để ghi lại đơn hàng, câu hỏi và khiếu nại, cũng như để cập nhật trạng thái
THỜI GIAN DỰ KIẾN (KHI NÀO)
Vì cần thực hiện nhiều công việc điều tra và phân tích, có rất nhiều sự không chắc chắn về thời gian dự án này sẽ mất bao lâu. Khuyến nghị là đặt thời hạn cho hai sản phẩm đầu tiên (xác định xem có nên mua hay xây dựng một giải pháp CRM và phân tích cũng như khuyến nghị thay đổi các quy trình và thủ tục của bộ phận dịch vụ khách hàng) vào ngày 1 tháng 3 (hai tháng nữa). Tại thời điểm này, một kế hoạch cho công việc tiếp theo sẽ được trình bày để Ban Quản lý Dự án xem xét.
TỔ CHỨC DỰ ÁN (AI)
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
Tự động hóa quy trình quản lý dự án của bạn
Thomas Carlyle, một nhà sử học và tác giả nổi tiếng, đã nói,
“Con người là loài động vật sử dụng công cụ. Không có công cụ, anh ta chẳng là gì, với công cụ, anh ta là tất cả.”
Khi thế giới ngày càng trở nên phức tạp, việc phát triển và sử dụng công cụ, đặc biệt là để quản lý các dự án quan trọng, càng trở nên quan trọng hơn. Các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án tự động hỗ trợ các nhà quản lý dự án và đội ngũ của họ thực hiện công việc nhanh hơn, tốt hơn và dễ dàng hơn.
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.