Cách tiếp cận tự quản lý là gì?

Quản lý là một chủ đề nổi bật ngày nay. Bất cứ nơi nào có con người, ở đó có quản lý, bao gồm quản lý doanh nghiệp, quản lý kinh tế, quản lý hành chính, quản lý bệnh viện, và nhiều hơn nữa. “Quản lý mang lại lợi ích” cũng là một sự thật mà ai cũng hiểu.

Ngoài việc quản lý công việc, bạn phải quản lý con người; Ngoài việc quản lý người khác, bạn cũng phải quản lý chính mình hoặc chính đội ngũ của mình.

Nói về tự quản lý, đây cũng là một kiến thức rất phổ biến ngày nay.

Một đội tự quản lý là một nhóm nhân viên chịu trách nhiệm cho tất cả hoặc hầu hết các khía cạnh của việc sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ.

Đội tự quản lý là đơn vị cơ bản của tổ chức ngang mới. Các đội tự quản lý là sự phát triển từ cách tiếp cận đội trước đây.

Ví dụ, nhiều công ty sử dụng các đội chức năng chéo và nhóm nhiệm vụ hợp tác giữa các phòng ban để hoàn thành các dự án AD hoc.

Các công ty khác sử dụng “đội giải quyết vấn đề”, được tạo thành từ những công nhân tạm thời tự nguyện gặp gỡ để thảo luận về cách cải thiện chất lượng, hiệu quả và điều kiện làm việc.

Đội tự quản, còn được gọi là đội tự định hướng, thường bao gồm từ 5 đến 30 nhân viên, họ có các kỹ năng khác nhau, luân chuyển công việc, để sản xuất toàn bộ sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, và đảm nhận các nhiệm vụ quản lý, chẳng hạn như

• Sắp xếp công việc và kỳ nghỉ,
• Đặt hàng nguyên liệu,
• Thuê thành viên mới

Như tên gọi đã chỉ ra, một đội tự quản là một đội làm việc giữ lại bản chất cơ bản của một đội làm việc nhưng thêm vào các đặc điểm của:

• Tự quản lý,
• Tự chịu trách nhiệm và
• Tự lãnh đạo vào mô hình hoạt động của nó.

Có hai định nghĩa chính:

Đầu tiên, Hackman đã xác định năm khía cạnh sau của hành vi tự quản lý trong các đội:

1. Mỗi thành viên trong đội phải chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình;
2. Mỗi thành viên trong đội theo dõi hiệu suất của mình và liên tục tìm kiếm phản hồi;
3. Mỗi thành viên trong đội quản lý hiệu suất của mình và điều chỉnh nó;
4. Mỗi thành viên trong đội chủ động tìm kiếm sự hướng dẫn, giúp đỡ và tài nguyên từ công ty;
5. Mỗi thành viên trong đội tích cực giúp đỡ người khác cải thiện hiệu suất của họ.

Thứ hai, theo Wellinetal, một đội làm việc tự quản bao gồm một nhóm nhân viên với các trách nhiệm sau:

1. Tự quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát, nhân sự và giám sát);
2. Phân công công việc cho các thành viên (xác định công việc mà các thành viên thực hiện khi nào và ở đâu);
3. Lập kế hoạch và sắp xếp lịch làm việc (bắt đầu và kết thúc, tốc độ làm việc, đặt mục tiêu);
4. Đưa ra các quyết định liên quan đến sản xuất (tồn kho, kiểm soát chất lượng, kiểm soát công việc);
5. Giải quyết vấn đề (vấn đề chất lượng, dịch vụ khách hàng, kỷ luật).

Hai định nghĩa này giải thích ý nghĩa cơ bản của đội tự quản từ các góc độ khác nhau. Đội tự quản bao gồm 10–15 thành viên với các kỹ năng chuyên môn cần thiết, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng ra quyết định. Đội thực hiện cơ chế hoạt động của tự quản lý, tự chịu trách nhiệm, tự lãnh đạo và tự học để đạt được mục tiêu của đội cùng nhau.

Sự khác biệt giữa các đội truyền thống và đội tự quản

Cấu trúc tổ chức truyền thống phân công nhiệm vụ theo kỹ năng chuyên môn của nhân viên hoặc các phòng ban chức năng mà họ làm việc. Các đội tự quản được tạo thành từ các vai trò khác nhau được thiết kế để làm việc cùng nhau hiệu quả và phân phối khối lượng công việc một cách công bằng cho mỗi thành viên trong toàn bộ tổ chức. Các thành viên trong đội được phân công một vai trò theo kỹ năng và lối sống của họ, và họ được khuyến khích để có được các phương pháp làm việc tốt nhất của riêng mình để đảm bảo rằng họ thích vai trò này.

Lợi ích của cách tiếp cận tự quản lý

• Sự tự chủ thúc đẩy quyền lực:Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự tự chủ là một động lực nội tại chính.
• Sự tự chủ dẫn đến quyền sở hữu:Bằng cách cho phép các đội đưa ra quyết định của riêng mình, họ cảm thấy rằng thành công hay thất bại của những quyết định đó là của chính họ. Con người tự nhiên khao khát làm chủ một nhiệm vụ, vì vậy thành công mang lại một mức độ kiểm soát cao, động lực và sẵn sàng giải quyết những vấn đề khó khăn và phức tạp hơn. Tương tự, thất bại dẫn đến sự phản ánh và cải thiện.
• Tốc độ ra quyết định:Khi đội đưa ra quyết định có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Như câu nói, thời gian là tiền bạc.
• Chất lượng quyết định:Khi một quyết định được đưa ra bởi một người không có mối liên hệ trực tiếp với bối cảnh ra quyết định, có nhiều cơ hội để vô tình đưa ra một quyết định sai lầm mà có vẻ hợp lý trên bề mặt. Ra quyết định trong bối cảnh có thể giúp tránh tình huống này.
• Hệ thống tập trung vào quản lý:Đối với nhiều tổ chức, quản lý dành nhiều thời gian để quản lý nhiệm vụ và nhân viên. Khi bạn có một đội tự tổ chức, quản lý có thể dành nhiều thời gian hơn cho các thách thức hệ thống, điều này là công việc có giá trị hơn cho họ.